Personvernerklæring Norges Toppidrettsgymnas
Behandlingsansvarlig (skoleeier): Øyvind Langørgen, 970 57 401, oyvind.langorgen@ntg.no
Personvernombud: Olav Åse, 970 57 402, olav.ase@ntg.no
Skoleeier er behandlingsansvarlig – skolene skal følge opp skoleeiers retningslinjer.
Personopplysninger som behandles
Personopplysninger elever
Navn, e-post, personnummer, adresse, telefonnummer, karakterer, vitnemål, betalingsoversikt, bilde, skole, klasse/gruppe, brukernavn, dokumentasjon i forbindelse med fravær, dokumentasjon om behov for særskilt tilrettelegging
Frivillig: Høyde, vekt, menstruasjon
Foresatte m/navn, adresse, personnummer, telefonnummer, e-post
Personopplysninger ansatte
Navn, adresse, personnummer, ansettelsesforhold, lønn, brukernavn, attester, dokumentasjon i forbindelse med sykefravær
Behandlinger
- Søknader for inntak av nye elever
- Elevopplysninger
- Vitnemål, karakterer, fravær
- Betalingsoversikt
- Ansettelsesforhold
- Treningsplanlegging og treningsoppfølging
Formål med behandlingene
- Privatskoleloven, opplæringsloven
- Velge ut søkere
- Treningsoppfølging, tilpasse treningsopplegg etter vekst og utvikling
- Lønnsutbetaling og ansettelsesforhold
Hjemmelsgrunnlag for behandlingene
- Privatskoleloven, opplæringsloven, arkivloven, bokføringsloven
- Folketrygdloven, Lov om Statens pensjonskasse
- Samtykke: elevene har selv søkt på Norges Toppidrettsgymnas og takket ja til plass, foresatte har underskrevet kontrakt for søkere under 18 år
- Samtykkeskjema sendt til elever og foresatte for elever under 18 år for behandlinger som ikke er lovhjemlet
Grunnlaget for behandlingene er personopplysningsloven, Art. 6.
Bruk av personopplysninger i den videregående skolen er hjemlet i opplæringsloven og i forskrift til opplæringsloven.
NTG behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til folketrygdloven.
Innhenting av personopplysninger
Personopplysninger om elever hentes og lagres fra elektronisk søknadsskjema som søkere selv fyller ut. Opplysninger hentes og registreres også fra attester, vitnemål og annen dokumentasjon som elevene sender inn i forbindelse med særskilt tilrettelegging av opplæring, vurderinger og eksamen og i forbindelse med fravær.
Elevene oppgir selv opplysninger i forbindelse med treningsoppfølging.
Ansatte oppgir selv personopplysninger ved ansettelse. Opplysninger hentes og registreres også fra dokumentasjon fra sakkyndig hold i forbindelse med fravær (sykemeldinger). Mye av dette går gjennom ALTINN og da registreres ikke opplysningene hos NTG.
Plikt til informasjon, utlevering av personopplysninger
- Rapportering skjer til utdanningsdirektoratet via VIS
- Elevinformasjon i forbindelse med reisekort sendes ruter (Safir data) og manuelt til noen kommuner for Viken, Innlandstrafikk (Skyssweb) for Innlandet
- Elevinformasjon i forbindelse med taxi for skadete elever med legeerklæring, Konsentra/Ruter
- Elevinformasjon sendes NAV i forbindelse med forsikringssaker ved skade
- Elevene får karakterutskrift hvert semester og vitnemål når de har gjennomført skolen
- Ansettelsesforhold rapporteres til altinn / NAV
- Arbeidsforhold, stillingsprosent, lønn, permisjoner rapporteres til Statens pensjonskasse
Sletting av personopplysninger
- Vitnemål/fagdokumentasjon og noe informasjon på enkeltelever lagres i henhold til privatskoleloven, opplæringsloven og arkivloven
- Dokumentasjon på elevfravær og deltidselever lagres etter privatskoleloven, slettes etter 10 år
- Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale slettes etter 5 år i henhold til bokføringsloven
- Personopplysninger som ikke skal beholdes slettes innen 3 måneder etter at eleven har avsluttet opplæring eller den ansatte har sluttet
- Dokumenter med personopplysninger makuleres når det ikke lengre er behov for å oppbevare dem
- Behov for sletting av personopplysninger skal meldes skriftlig til skolens ledelse
- Skolens ledelse, foresatte for elever under 18 år og elever kan melde behov for sletting, det skal gå høyest 30 dager før det gis svar på forespørselen
- Kun administrativt ansatte kan gjennomføre slettingen
Rettigheter for den registrerte
- Elever har, ved forespørsel, fullt innsyn i egne opplysninger
- Elever kan selv gå inn å se hvilke opplysninger som ligger inne på dem via Everyday (SAS) og eFeide (https://mega.efeide.no).
- Elevene får med seg karakterutskrifter og vitnemål når de avslutter NTG eller bytter skole.
Informasjonssikkerhet
Personopplysninger lagres hos NTG i skoleadministrativt system (Everyday). Everyday er en nettbasert løsning som krever 2-faktor autentisering for ansatte med brukernavn/passord og kode fra autentiserings-app på mobil. Everyday leveres og driftes av IST. IST sine dataløsninger er ISO 27001 – sertifisert. Tilgangen i Everyday er rollestyrt og ansatte får kun tilgang til det det har behov for. Elever logger på med brukernavn og passord, foresatte bruker ID-porten.
Vi bruker nettbasert regnskapsløsning (Tripletex). Tripletex bruker 2-faktor autentisering for sikker pålogging.
Ansatte og elever lagrer filer i Microsoft 365. Det lagres også personopplysninger i forbindelse med undervisning i Microsoft Teams. Her har Microsoft sikre løsninger for tilgang og backup. Ansatte har 2-faktor autentisering for pålogging til Microsoft 365.
Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes til skolens ledelse.
E-post: ntg@ntg.no
Adresse: Stiftelsen Norges Toppidrettsgymnas, Postboks 134, 1319 Bekkestua
Telefon: 67 10 15 60