Personvern­erklæring

Personvernerklæringen gjelder for Stiftelsen Norges Toppidrettsgymnas og alle NTG-skolene. Skoleeier er behandlingsansvarlig for behandlingene som er beskrevet her.

Behandlingsansvarlig (skoleeier):
Stiftelsen Norges Toppidrettsgymnas
Adresse: Postboks 134, 1319 Bekkestua
Telefon: 67 10 15 60
E-post: ntg@ntg.no
Organisasjonsnummer: 967341266

Personvernombud:
Olav Åse
Telefon: 970 57 402
E-post: olav.ase@ntg.no

Du kan kontakte skolens ledelse eller personvernombudet dersom du har spørsmål om hvordan NTG behandler personopplysninger, eller dersom du ønsker å bruke rettighetene dine.

NTG behandler personopplysninger om

• søkere til skoleplass
• elever
• foresatte
• tidligere elever
• ansatte
• tidligere ansatte
• personer som besøker nettsiden vår eller kontakter oss

Hvorfor vi behandler personopplysninger

Vi behandler personopplysninger for å kunne drive skole, behandle søknader, følge opp elever, dokumentere opplæring, administrere ansatte, oppfylle lovpålagte plikter og ivareta sikkerhet, arkivering og internkontroll.

Behandlingene skjer blant annet for å:
• behandle søknader om skoleplass
• vurdere opptak og sende tilbud eller avslag
• behandle eventuelle klager
• behandle søknader om stipend
• administrere elever, fag, klasser, grupper og skolegang
• føre fravær, vurderinger, karakterer og vitnemål
• dokumentere særskilt tilrettelegging, skolemiljøsaker og annen elevoppfølging
• følge opp trening og toppidrettstilbud
• administrere betaling, fakturering og regnskap
• administrere ansettelsesforhold, lønn, fravær, pensjon og personaloppfølging
• oppfylle dokumentasjons- og arkivplikter
• ivareta informasjonssikkerhet og tilgangsstyring
• håndtere henvendelser fra elever, foresatte, ansatte og andre

Det rettslige grunnlaget for behandlingene er regelverk knyttet til private skoler, opplæring, saksbehandling og arkivering. Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer vår behandling av personopplysninger:
• Personvernforordningen
• Personopplysningsloven
• Opplæringsloven med forskrifter
• Privatskoleloven med forskrifter
• Forvaltningsloven
• Arkivloven

Der behandlingen gjelder frivillige opplysninger, kan grunnlaget være samtykke.

Personopplysninger om søkere

Når du søker skoleplass ved NTG, behandler vi opplysninger som er nødvendige for å behandle søknaden.

Dette kan være:
• navn
• kontaktinformasjon
• fødselsnummer
• adresse
• telefonnummer
• e-postadresse
• tidligere skole
• idrett
• kontaktinformasjon til foresatte
• karaktersnitt
• testresultater
• vurderinger
• dokumentasjon som er relevant for søknaden

Formålet er å behandle søknaden, vurdere om søkeren fyller vilkårene for opptak, gi tilbud eller avslag, og håndtere eventuell klage. Opplysninger om søkere som starter ved NTG, overføres til skolens administrative systemer. Opplysninger som brukes under opptaket, slettes etter fastsatte slettefrister. Tilbud, avslag, begrunnelser og klagesaker kan arkiveres en periode når dette er nødvendig for å dokumentere saksbehandlingen.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er blant annet regelverk knyttet til private skoler, opplæring, saksbehandling og arkivering. Der behandlingen gjelder frivillige opplysninger, kan grunnlaget være samtykke.

Søknad om stipend

Dersom du søker stipend gjennom NTGs stipendordninger, kan vi behandle opplysninger som er nødvendige for å vurdere søknaden. Dette kan omfatte opplysninger om økonomi og lønn til foresatte dersom slike opplysninger sendes inn som del av en frivillig stipendsøknad.

Formålet er å kunne vurdere om søkeren fyller vilkårene for stipend. Tilgangen til slike opplysninger skal begrenses til personer som trenger opplysningene for å behandle søknaden. Opplysningene slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet.

Personopplysninger om elever

Når du er elev ved NTG, behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å administrere skolegangen og oppfylle våre plikter som skole.

Dette kan være:
• navn
• fødselsnummer
• adresse
• telefonnummer
• e-postadresse
• skole, klasse og gruppe
• brukernavn og tilganger
• foresatte og kontaktinformasjon til foresatte
• fravær
• vurderinger
• karakterer
• vitnemål og annen fagdokumentasjon
• dokumentasjon knyttet til særskilt tilrettelegging
• dokumentasjon knyttet til skolemiljø, skader eller fravær
• betalingsopplysninger
• bilde
• treningsdata

Formålet er å gjennomføre opplæring, følge opp eleven, dokumentere skolegangen, administrere rettigheter og plikter, utstede karakterutskrifter og vitnemål, og oppfylle krav i regelverket som gjelder for skolen.

Det rettslige grunnlaget er blant annet privatskoleloven, opplæringsloven, forskrifter til opplæringsloven, forvaltningsloven, arkivloven og bokføringsloven. For enkelte frivillige behandlinger kan grunnlaget være samtykke.

Foresatte

For elever under 18 år behandler vi opplysninger om foresatte når dette er nødvendig for å administrere skolegangen, følge opp eleven, inngå og følge opp avtaler, sende informasjon, håndtere betaling eller oppfylle lovpålagte plikter.

Dette kan være:
• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-postadresse
• fødselsnummer, der dette er nødvendig
• relasjon til eleven
• betalings- eller avtaleopplysninger
• økonomiopplysninger dersom foresatte frivillig sender inn dokumentasjon i forbindelse med søknad om stipend

Opplysninger om foresatte behandles bare når det er nødvendig for formålet.

Særskilt tilrettelegging, fravær, skader og helseopplysninger

I enkelte tilfeller behandler NTG særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel helseopplysninger. Dette kan gjelde dokumentasjon knyttet til fravær, sykefravær, skader, særskilt tilrettelegging eller annen oppfølging der helseopplysninger er nødvendige.

Slike opplysninger behandles bare når det er nødvendig, når vi har gyldig rettslig grunnlag, og med særskilte tilgangsbegrensninger. Tilgangen begrenses til ansatte som har tjenstlig behov for opplysningene.

Treningsoppfølging og toppidrett

NTG kan behandle opplysninger knyttet til trening og idrettslig oppfølging. Dette kan for eksempel være høyde, treningsdata eller andre opplysninger eleven selv registrerer eller gir til skolen som del av treningsoppfølgingen.
Formålet er å kunne tilpasse treningsopplegg, styre treningsbelastning og bidra til god oppfølging av elevene. Behandling av slike opplysninger skal være begrenset til det som er nødvendig for formålet.

For frivillige treningsregistreringer innhentes samtykke der dette kreves. For elever under aktuell aldersgrense innhentes også samtykke fra foresatte.

Elever som ikke ønsker å delta i frivillig registrering av treningsopplysninger, skal fortsatt få nødvendig treningsoppfølging.

Bilder, publisering og markedsføring

Bilder og video av elever og ansatte er personopplysninger. NTG kan bruke bilder til intern dokumentasjon, skolemiljø, informasjon, nettside, sosiale medier eller annet kommunikasjonsarbeid der dette er relevant og lovlig.

Publisering av bilder til markedsføring, nettsider eller sosiale medier skal normalt bygge på samtykke dersom det ikke finnes et annet gyldig grunnlag. Samtykke skal være frivillig, informert og mulig å trekke tilbake.

Dersom du trekker tilbake et samtykke, vil NTG stoppe videre bruk av bildet så langt det er praktisk mulig. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av bruk som allerede har skjedd før samtykket ble trukket tilbake.

Personopplysninger ansatte

NTG behandler personopplysninger om ansatte for å administrere ansettelsesforholdet, lønn, personalansvar, fravær, pensjon, tilgang til systemer og lovpålagte rapporteringer.

Dette kan være:
• navn
• adresse
• fødselsnummer
• kontaktinformasjon
• ansettelsesforhold
• stillingsprosent
• lønn
• permisjoner
• brukernavn og systemtilganger
• attester
• dokumentasjon knyttet til sykefravær
• opplysninger som er nødvendige for rapportering til NAV, Altinn og Statens pensjonskasse

Behandlingen skjer for å oppfylle arbeidsavtalen, lovpålagte plikter og NTGs ansvar som arbeidsgiver. Relevante rettsgrunnlag er blant annet arbeidsrettslige regler, folketrygdloven, bokføringsloven og lov om Statens pensjonskasse.

Innhenting av personopplysninger

Personopplysninger om elever hentes og lagres fra elektronisk søknadsskjema som søkere selv fyller ut. Opplysninger hentes og registreres også fra attester, vitnemål og annen dokumentasjon som elevene sender inn i forbindelse med opptak, fravær og særskilt tilrettelegging av opplæring og eksamen.

Elevene oppgir selv opplysninger i forbindelse med treningsoppfølging.

Ansatte oppgir selv personopplysninger ved ansettelse. Opplysninger hentes og registreres også fra dokumentasjon fra sakkyndig hold i forbindelse med fravær (sykemeldinger). Mye av dette går gjennom ALTINN og da registreres ikke opplysningene hos NTG.

Hvem vi deler personopplysninger med

NTG deler personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter, drive skole, administrere elever og ansatte, eller levere tjenester.

Opplysninger kan blant annet deles med:
• Utdanningsdirektoratet
• Feide/eFeide og tilknyttede tjenester
• transportaktører som Ruter, Safir data, Innlandstrafikk/Skyssweb eller tilsvarende der dette er nødvendig
• Konsentra/Ruter ved taxi eller transport knyttet til skade eller legeerklæring
• NAV ved forsikringssaker eller andre relevante forhold
• Altinn/NAV ved rapportering om ansatte
• Statens pensjonskasse
• regnskaps- og revisjonsfunksjoner
• offentlige myndigheter når vi har plikt til å utlevere opplysninger

NTG bruker også leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette kan gjelde skoleadministrative systemer, arkivsystemer, regnskapssystemer, Microsoft 365 og systemer for å følge opp undervisning og trening.
Når leverandører behandler personopplysninger på vegne av NTG, er det inngått databehandleravtale der dette er påkrevd.

Lagring og sletting

NTG lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet opplysningene ble samlet inn for, eller så lenge vi har plikt til å lagre dem etter lov eller forskrift.

Eksempler på lagring og sletting:
• Vitnemål, fagdokumentasjon og enkelte elevopplysninger lagres i henhold til regelverk om privatskoler, opplæring og arkiv.
• Dokumentasjon på elevfravær og deltidselever lagres etter privatskoleloven og slettes etter 10 år.
• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale lagres etter bokføringsloven og slettes etter 5 år der dette er riktig etter regelverket.
• Personopplysninger som ikke skal beholdes, slettes normalt innen 3 måneder etter at eleven har avsluttet opplæringen eller den ansatte har sluttet.
• Personopplysninger brukt i forbindelse med inntak slettes etter inntaksperioden, med mindre opplysningene må arkiveres for å dokumentere tilbud, avslag, begrunnelse eller klagebehandling. Her kan opplysningene bli beholdt i opptil 1 år.
• Dokumentasjon som omfattes av arkivplikt etter arkivloven, kan bli oppbevart lenger eller uten fast slettedato.

Dokumenter med personopplysninger makuleres eller slettes når det ikke lenger er behov eller plikt til å oppbevare dem.

Arkivering

NTG arkiverer dokumentasjon når dette er nødvendig for å dokumentere skolevirksomhet, enkeltvedtak, elevrettigheter, vurderinger, fravær, vitnemål, personalforhold, økonomi eller andre forhold der vi har plikt eller saklig behov for å bevare dokumentasjon.

NTG bruker blant annet en Noark 5-godkjent elektronisk arkivløsning, Documaster. Tilgang til arkivløsningen er begrenset og beskyttet med sterk autentisering.

Samtykke og frivillige opplysninger

Noen behandlinger bygger på samtykke. Dette gjelder særlig behandlinger som er frivillige, for eksempel enkelte former for bildebruk, frivillig treningsregistrering eller andre behandlinger som ikke er nødvendige for å oppfylle lovpålagte eller avtalemessige plikter.

Et samtykke skal være frivillig, spesifikt, informert og utvetydig. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst. Dersom samtykket trekkes tilbake, stopper vi behandlingen som bygger på samtykket, med mindre vi har et annet lovlig grunnlag for å fortsette behandlingen.

For elever under relevant aldersgrense innhentes samtykke fra foresatte der dette er nødvendig.

Kunstig intelligens og automatiserte avgjørelser

NTG kan bruke godkjente KI-verktøy som støtteverktøy i administrativt arbeid, undervisningsrelatert arbeid eller annen intern oppgaveløsning. Personopplysninger skal bare behandles i KI-løsninger som er vurdert og godkjent for slik bruk.
NTG skal ikke bruke KI til avgjørelser som påvirker elever, søkere, foresatte eller ansatte uten at dette er vurdert særskilt. Vurderinger som påvirker enkeltpersoner, for eksempel opptak, stipend, elevoppfølging eller ansettelse, skal gjennomføres av mennesker. Dette samsvarer med NTGs interne KI-retningslinjer om at KI skal brukes som støtteverktøy, og at vurderinger som påvirker personer skal gjøres av mennesker.

NTG bruker ikke helautomatiserte avgjørelser som alene har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig påvirkning for den registrerte, med mindre dette er uttrykkelig informert om og har gyldig rettslig grunnlag.

Informasjonssikkerhet

NTG skal behandle personopplysninger på en sikker måte. Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, endring, sletting, tap eller spredning.

Tiltakene omfatter blant annet:
• tilgangsstyring etter tjenstlig behov
• rollebasert tilgang i relevante systemer
• sterk autentisering for ansatte i sentrale systemer
• sterk autentisering med passkeys for pålogging til Microsoft 365 og andre sentrale systemer innføres for elevene fra høsten 2026
• sikker lagring og sikkerhetskopiering
• bruk av godkjente leverandører og databehandleravtaler
• taushetsplikt for ansatte
• opplæring og rutiner for ansatte
• sikker utskrift der dette er nødvendig
• internkontroll, risikovurderinger og beredskapsrutiner

NTG bruker blant annet IST Everyday, Microsoft 365, Tripletex og Documaster i behandling av personopplysninger. Disse systemene er beskrevet i NTGs protokoll over behandlingsaktiviteter.

Overføring til land utenfor EU/EØS

NTG bruker hovedsakelig systemer og leverandører som er etablert eller behandler opplysninger innenfor Norge, EU eller EØS. Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, skal dette bare skje når det finnes gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige garantier etter personvernregelverket.

Nettside, informasjonskapsler og henvendelser

Når du besøker nettsiden vår, kan vi behandle tekniske opplysninger som IP-adresse, nettleserinformasjon, tidspunkt for besøk, hvilke sider som besøkes og hvordan nettsiden brukes. Formålet er å drifte nettsiden, ivareta sikkerhet, forbedre brukeropplevelsen og håndtere henvendelser.

NTG bruker informasjonskapsler til nødvendige funksjoner, statistikk, analyse, tilpasning av innhold og eventuelt markedsføring. Nødvendige informasjonskapsler brukes for at nettsiden skal fungere teknisk og sikkert. Andre informasjonskapsler brukes bare dersom du har samtykket til dette, der samtykke er påkrevd.

Vi bruker Cookiebot til å administrere informasjonskapsler og innhente samtykke på nettsiden. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt ved å trykke på Cookiebot-ikonet nederst i venstre hjørne på nettsiden. Der finner du også oppdatert informasjon om hvilke informasjonskapsler som brukes på NTG.no.

Les mer om Cookiebot her: https://www.cookiebot.com/

Dine rettigheter

Du har flere rettigheter etter personvernregelverket. Hvilke rettigheter som gjelder i den enkelte situasjon, avhenger blant annet av formålet med behandlingen og det rettslige grunnlaget.

Du kan ha rett til å:
• få informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger
• be om innsyn i personopplysninger vi behandler om deg
• be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• be om sletting av opplysninger der vilkårene for sletting er oppfylt
• be om begrensning av behandlingen
• protestere mot behandlingen i enkelte tilfeller
• få utlevert opplysninger i et strukturert og maskinlesbart format i enkelte tilfeller
• trekke tilbake samtykke dersom behandlingen bygger på samtykke
• klage til Datatilsynet

Elever kan også se enkelte opplysninger om seg selv i Everyday og eFeide. Elever får karakterutskrifter, kompetansebevis eller vitnemål når dette er aktuelt.

Dersom du ønsker innsyn, retting, sletting eller annen oppfølging av dine rettigheter, kan du kontakte skolens ledelse eller personvernombudet. Vi svarer så snart som mulig og normalt innen én måned.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at NTG behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, kan du kontakte oss slik at vi kan vurdere saken og rette eventuelle feil.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Mer informasjon finnes på Datatilsynets nettsider.
https://www.datatilsynet.no/

Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere personvernerklæringen når det skjer endringer i regelverk, systemer, rutiner eller behandling av personopplysninger. Den nyeste versjonen skal være tilgjengelig på nettsiden vår.

Sist oppdatert: 13.08.2026