Personvernerklæring – søknad om I CARE stipend

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene er:

Stiftelsen Norges Toppidrettsgymnas
Organisasjonsnummer: 967341266
Kontaktperson for personvern: Olav Åse, 970 57 402, olav.ase@ntg.no

2. Formålet med behandlingen

Personopplysningene samles inn for å:

• behandle søknader om I CARE-stipend til skolepenger og idrettsavgift
• vurdere søkere opp mot fastsatte kriterier
• administrere tildeling av stipend

3. Hvilke opplysninger som behandles

Vi behandler følgende personopplysninger:

Opplysninger som gis i skjemaet (Microsoft Forms):

• elevens navn, idrett og skole de søker seg til
• korte beskrivelser og begrunnelser knyttet til søknaden

Opplysninger som lastes opp via filopplasting (OneDrive – forespørsel om filer):

• uttalelser fra trenere eller andre referanser
• dokumentasjon på foresattes inntekt eller økonomiske forhold

Det bes om at det ikke lastes opp flere opplysninger enn det som er nødvendig for å behandle søknaden.

4. Hvordan opplysningene samles inn og lagres

• Skjemasvar samles inn via Microsoft Forms
• Dokumenter lastes opp via en sikker filopplastingslenke (OneDrive – “Forespørsel om filer”)
• De som laster opp kan kun laste opp filer og har ikke tilgang til andre filer eller mapper

Alle opplysninger lagres i NTG sitt Microsoft 365 miljø. Microsoft 365 plattformen har høy sikkerhet og oppfyller GDPR-kravene. Alle ansatte har sterkt autentisering for tilgang. All kommunikasjon i Forms er kryptert og kan ikke fanges opp av andre.

5. Tilgang til opplysningene

Tilgang til opplysningene er strengt begrenset:

• Kun vurderingskomiteen har tilgang til opplysningene. Vurderingskomiteen består av Ida Njåtun, Øyvind Sandbakk, Susanne Skeid Fossum og Øyvind Eide.
• Alle ansatte er underlagt taushetsplikt
• Opplysningene deles ikke med andre ansatte eller tredjeparter uten rettslig grunnlag. Navn, idrett og skole på de som blir I Care ambassadører vil bli offentliggjort, noe som både innebærer de som får dekket skolepenger og kostnader til utvidet toppidrett, og de som får et grunnstipend for å bidra som ambassadør. Det vil ikke komme frem hvem som er i de ulike kategoriene.

Ekstern sponsor mottar kun nødvendig informasjon knyttet til tildeling, ikke fullstendig søknadsgrunnlag eller dokumentasjon, med mindre annet er særskilt avtalt.

6. Rettslig grunnlag

Behandlingen skjer med grunnlag i:

• personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å behandle søknad)
• og artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse)

7. Lagringstid

Personopplysningene lagres:

• så lenge det er nødvendig for å behandle søknaden og gjennomføre stipendordningen, dette vil ikke overskride 6 måneder
• og deretter slettes de i henhold til skolens interne rutiner, senest innen 3 måneder etter avsluttet behandling

8. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• be om innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
• be om retting av feilaktige opplysninger
• be om sletting av opplysninger der vilkårene for dette er oppfylt
• klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket

Henvendelser om personvern kan sendes til: Olav Åse, olav.ase@ntg.no